Routine raus.Mehr Zeit für das,was Geld bringt.
E-Mail-Triage, Lead-Qualifizierung, Angebots-Pipelines — die täglichen Wiederholungen fressen die Zeit, in der du eigentlich verkaufen oder liefern solltest. Mit n8n, Make und OpenAI baue ich Workflows, die das übernehmen.
Projekte abgeschlossen
Jahre Erfahrung
Kundenzufriedenheit
Google Bewertung
Wann sich Automation lohnt — und wann nicht.
Drei kurze Antworten auf die Fragen, die meine Kunden vor dem ersten Workflow am häufigsten stellen.
Was ich konkret automatisiere.
Acht Bausteine — Standard, kein Upsell.
Workflow-Audit
Wir gehen 5 Routine-Aufgaben durch. Ich messe Aufwand und Frequenz und sage dir, welche sich lohnen zu automatisieren — und welche du besser manuell lässt.
Tool-Auswahl mit Begründung
n8n (selbst gehostet, DSGVO), Make.com (no-code, schnell), Zapier (breite Integration), OpenAI/Claude API (LLM-Kern). Welches Tool für welchen Workflow — kein Standard-Stack.
Custom-Integrationen
Mailbox, CRM (HubSpot, Pipedrive), Notion, Slack, Stripe, Google Workspace, Microsoft 365 — und über Webhook und REST API praktisch alles, was nicht direkt auf der Liste steht.
Lead- und Anfrage-Routing
KI klassifiziert eingehende Anfragen (Notfall, Angebot, Allgemein), routet sie automatisch und entwirft Antworten. Reaktionszeiten von Stunden auf Minuten — ohne dass du dabei sein musst.
Dokumentation in Klartext
Jeder Workflow ist nachvollziehbar. Du verstehst, was passiert, was fehlschlagen kann und wo du eingreifst. Kein Geheimwissen, keine Abhängigkeit.
Schulung
Ich zeige dir den Stack live. Du sollst später selbst kleine Anpassungen machen können — neue Empfänger, neue Bedingungen, neue Antwort-Vorlagen.
Laufende Betreuung
Monitoring, Updates, neue Workflows nach Bedarf. Wenn du keinen internen Tech-Lead hast, übernehme ich die Pflege als monatliches Retainer.
BAFA- und Digital-Jetzt-Antrag
Beratung und Umsetzung sind über BAFA und Digital Jetzt mit bis zu 50 Prozent förderfähig. Ich prüfe vor Projektstart und liefere die Antrags-Doku.
Kostenloser
Website-Check.
In 30 Minuten analysiere ich deine aktuelle Website und zeige dir konkret, was du verbessern kannst — SEO, Design, Performance, Conversion.
- 30 Minuten Video-Call
- Konkrete Verbesserungsvorschläge
- PageSpeed & SEO-Analyse
- Keine Verpflichtungen
Vom ersten Workflow zum stabilen Stack.
Schritt für Schritt mit messbarer Wirkung — kein „Wir digitalisieren Sie komplett"-Großprojekt.
Discovery
Wir gehen 5 Routine-Aufgaben durch. Ich messe Zeit, Frequenz, Komplexität — und priorisiere nach Hebel. Am Ende kennst du genau, wo der größte Effekt liegt.
Pilot
Ein Workflow live — der mit dem größten Hebel. Du siehst sofort, ob es taugt, bevor weiter investiert wird. Inkl. Schulung und Doku.
Skalierung
Weitere Workflows nach Priorität. Jeder einzeln getestet, dokumentiert und live geschaltet. Kein Big-Bang.
Betreuung
Monitoring, Updates, Erweiterung. Optional als monatliches Retainer — oder du übernimmst nach der Schulung selbst.
Solo-Spezialist, AI-Agentur oder Inhouse?
Wo du bei wem stehst — ehrlich zusammengefasst.
| Kriterium | Unzweideutig | AI-Agentur | Inhouse |
|---|---|---|---|
| Direkter Ansprechpartner | ✓ Sebastian persönlich | ✗ Account-Manager | ✓ Aber: 1 Person mehr Gehalt |
| Tool-Wahl flexibel | ✓ Pro Workflow passend | ~ Oft n8n-only | ~ Lernkurve |
| DSGVO-Setup | ✓ Selbst gehostet möglich | ~ Standard-Cloud | ~ Eigenes Setup |
| BAFA-/Digital-Jetzt-Antrag | ✓ Inklusive Prüfung | ~ Selten | ✗ |
| Schulung statt Vendor-Lock | ✓ Du sollst selbst können | ✗ Abhängigkeit gewollt | — |
| Pilot in 2–3 Wochen | ✓ Standard | ~ 4–8 Wochen | ~ Variabel |
| Reaktionszeit | ✓ Innerhalb 24 h | ~ 2–5 Werktage | — |
| Aufwand | Auf Anfrage | Ab 5.000 € | Gehalt + Tool-Kosten |
Drei Workflows aus der Praxis.
Konkrete Beispiele, was sich automatisieren lässt — und was es real bringt. Keine Charts, keine „bis zu 80 %"-Prognosen.
Anfrage-Routing für eine Praxis
Patientenanfragen über das Web-Formular werden von einer KI klassifiziert: Notfall, Termin oder allgemeine Frage. Notfälle gehen sofort per SMS an die Praxis. Termine landen direkt im Kalender. Allgemeine Fragen bekommen automatisch eine sinnvolle Antwort innerhalb von Minuten. Bauzeit: 2 Wochen.
Angebots-Pipeline für einen Handwerksbetrieb
Kundenmail kommt rein. KI extrahiert Bauvorhaben, geschätzten Umfang und Standort. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf in Notion, der dem Inhaber per Mail zur Prüfung vorgelegt wird. Er klickt einmal auf „Senden" — der Kunde bekommt das Angebot innerhalb von 30 Minuten. Bauzeit: 3 Wochen.
Bewertungs-Monitor für einen Dienstleister
Google-, Trustpilot- und Branchen-Reviews werden überwacht. Eine KI klassifiziert jede Bewertung — positiv, neutral, kritisch. Kritische Bewertungen gehen sofort per Slack an den Inhaber, mit einem Antwort-Vorschlag, der nur noch freigegeben werden muss. Bauzeit: 1 Woche.
Automation in drei Stufen.
Drei klare Pakete, jedes auf Anfrage. Festpreis nach 15-Min-Erstgespräch — und BAFA-/Digital-Jetzt-förderfähig.
Bestandsaufnahme deiner Routine-Aufgaben mit konkretem Maßnahmenplan.
- ✓ 5 Routine-Aufgaben analysiert
- ✓ Zeit- und Hebel-Bewertung
- ✓ Tool-Empfehlung pro Workflow
- ✓ Förder-Check (BAFA / Digital Jetzt)
- ✓ 60-min Ergebnis-Call
Ein Workflow live in 2 bis 3 Wochen — der mit dem größten Hebel.
- ✓ Audit inklusive
- ✓ Workflow-Implementierung
- ✓ Logging & Fehler-Routing
- ✓ Schulung (live)
- ✓ Übergabe-Doku
- ✓ 30 Tage Support nach Live
Weitere Workflows, Monitoring, Erweiterung — als monatliches Retainer.
- ✓ Neue Workflows nach Bedarf
- ✓ Monitoring & Updates
- ✓ n8n-Hosting (DSGVO)
- ✓ Direkter Support
- ✓ Monatlicher Status-Call
- ✓ Monatlich kündbar
Automation für diese Branchen.
Branchen, in denen Routine-Volumen den Hebel besonders groß macht.
Deine Branche ist nicht dabei? Kein Problem — ich arbeite branchenübergreifend.
Häufige Fragen zur AI Automation.
Nein. Make.com und n8n sind visuell — du kannst Workflows nachvollziehen und anpassen, ohne Code zu lesen. Wenn ein Workflow tieferes Custom-Coding braucht, übernehme ich das. Du bekommst die fertige Lösung mit Doku.
Ein einfacher Workflow (z. B. E-Mail-Routing mit KI-Klassifikation) ist in 1 bis 2 Wochen produktiv. Komplexere Pipelines mit mehreren Tools und Custom-Logik brauchen 3 bis 6 Wochen. Erste Pilot-Effekte siehst du oft in den ersten Tagen.
Bei n8n auf deutschen Servern: keine. Bei OpenAI- oder Claude-API gehen Inhalte an US-Server, aber mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Trainingsnutzung. Wo du das vermeiden willst, nutze ich europäische LLMs (Mistral, Aleph Alpha) oder selbst gehostete Modelle. Du entscheidest pro Workflow.
Jeder Workflow hat Logging und Fehler-Routing. Wenn ein Schritt fehlschlägt, bekommst du eine Mail mit Details — und die Aufgabe geht an den manuellen Prozess zurück. Kein verlorener Lead, kein verpasster Anruf.
Ja. Du bekommst Zugang zum n8n- oder Make-Account, eine Schulung und eine schriftliche Doku. Kleine Anpassungen kannst du selbst machen. Bei größeren Umbauten unterstütze ich auf Stundensatz-Basis.
Beides, je nach Aufgabe. Claude ist stärker bei strukturierten Texten und langen Kontexten, ChatGPT bei schnellen Klassifikationen und breitem Wissen. Für datenkritische Workflows nutze ich europäische Modelle. Auswahl gehört zur Beratung.
Ja. Beratung und Umsetzung sind über BAFA (Förderung unternehmerisches Know-how) und Digital Jetzt mit bis zu 50 Prozent förderfähig. Ich prüfe vor dem Projekt, ob sich der Antrag für dich lohnt — und liefere die Antrags-Doku.
Audit ab kleinerem Aufwand, Pilot meist im niedrigen vierstelligen Bereich, monatliche Skalierung je nach Anzahl Workflows und Komplexität. Festpreis nach 15-Min-Erstgespräch — und transparent vor Beginn.
Jeder KI-Schritt hat Logging und ein Confidence-Threshold. Bei Unsicherheit landet die Aufgabe in einer manuellen Queue — kein automatischer Versand ohne Freigabe, wenn die KI sich nicht sicher ist. Plus: Du kannst Stichproben jederzeit reviewen.
Nein. Alle laufenden Pakete sind monatlich kündbar. Automation soll dir Geld sparen, nicht einen Knebelvertrag aufdrücken.
Stack-Optionen im Überblick.
Drei Schwerpunkte — für jedes Projekt die richtige Mischung.
n8n (selbst gehostet)
Volle Kontrolle, DSGVO-sauber, beliebig erweiterbar. Auf deutschen Servern. Empfohlen für alle Workflows mit Personendaten oder Geschäftsgeheimnissen.
Make.com & Zapier
No-Code-Visualisierung, schnelle Standard-Integrationen mit hunderten Apps. Cloud-basiert, daher für unkritische Daten und Marketing-Workflows ideal.
OpenAI · Claude · Mistral
Der LLM-Kern, der die eigentliche Arbeit macht. ChatGPT für Klassifikation, Claude für Texte, Mistral für DSGVO-kritische Inhalte mit europäischer Datenresidenz.
Auch sehenswert
Welcher Workflow kostet dich am meisten Zeit?
Kostenloser 15-Min-Call. Ich sage dir konkret, ob er sich automatisieren lässt — und was es ungefähr kostet.